新人教育で同じ説明を繰り返さない下準備

新人が入るたびに同じことを説明している。しかも説明する人によって言うことが違う。人の入れ替わりがある職場では、この繰り返しが常に負担になります。

口頭説明が消える理由

口で説明した内容は、その場では伝わったように見えます。しかし翌日、新人が一人で同じ作業をするときには手元に何も残っていません。結果として、もう一度聞くか、自己流でやることになります。

教えた側から見ると「一度言ったのに」となりますが、受け取る側に残る形で渡していないのが実際のところです。

最初に手順化するのは、説明した回数が多いもの

全部を用意する必要はありません。この半年で三人以上に説明した作業を思い出します。それが繰り返しの発生源です。

• 開店前の準備と、開店後すぐの動き
• レジ操作のうち、返品や取り消しなど頻度の低いもの
• 閉店作業と、翌日に残してはいけない片づけ
• 備品の場所と、切らしたときの発注先

頻度の低い作業ほど手順の価値が高くなります。毎日やることは体が覚えますが、月に一度の作業は経験者でも忘れるからです。

教え方を「見せて渡す」に変える

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   一緒にやりながら、手順を一緒に見る

   最初は横について、貼ってあるQRコードから手順を開いて進めます。手順の存在と読み方を同時に覚えてもらいます。

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   二回目は本人に読んでもらう

   説明せず、詰まったところだけ補います。ここで足りない工程が見つかったら、その場で手順に足します。

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   三回目からは手順だけで進めてもらう

   一人でできれば、その作業の説明はもう発生しません。次の新人にも同じものが渡せます。

手順は新人のために更新される

経験者は工程が抜けていても補って進めてしまうため、手順の不足に気づけません。新人が詰まった場所こそが、書き足すべき場所です。教えるたびに直していくと、手順は使われる形に近づいていきます。