作業手順をQRコードで貼り出すときの進め方

手順をQRコードで貼り出す利点は、紙を差し替えずに内容を更新できることです。ただし、やみくもに貼っても読み取られません。最初の一枚をどこに貼るかで、その後定着するかが変わります。

最初に選ぶのは「毎日やるのに人によって差が出る作業」

全業務を手順化しようとすると、作り終わる前に力尽きます。まず一つだけ選びます。条件は、毎日発生して、担当が交代して、やり方に差が出ている作業です。開店準備、レジ締め、閉店前の清掃などが当てはまります。

• 毎日やる作業は、貼ってすぐ効果が分かる
• 担当が交代する作業は、口頭説明の回数が多い
• やり方に差が出ている作業は、揃えた価値がはっきりする

手順を作る流れ

1. 1

   実際にやりながら写真を撮る

   机上で書くと、経験者には当たり前すぎる工程が抜けます。作業しながら、迷いそうな場面だけ撮ります。

2. 2

   工程ごとに区切って書く

   一つの工程に一つの説明を書きます。確認事項が複数あるところはチェック項目にすると、飛ばしに気づけます。

3. 3

   公開してQRコードを出す

   公開すると、その手順のQRコードが出ます。印刷して貼るだけで、スタッフはスマホで読めます。

貼る場所は「手を止める場所」

入口の掲示板にまとめて貼ると、作業中には見られません。その作業をする場所そのものに貼ります。レジ締めならレジの脇、清掃なら掃除道具入れの扉の内側、仕込みなら冷蔵庫の扉です。

水や油がかかる場所ではQRコードが汚れて読めなくなります。ラミネートするか、クリアファイルに入れて貼ると長持ちします。

貼ったあとにやること

QRコードを貼っただけでは使われません。最初の数日は、その作業を教えるときに口頭ではなく「そこのQRを読んで」と言い換えます。読み取る動作が習慣になれば、そのあとは自然に使われます。

やり方が変わったときは、手順を直すだけで完了です。貼ってあるQRコードはそのままで、読み取った先が新しい内容に変わります。